Voor velen vast herkenbaar: bij het beschikbaar stellen van documenten met persoonsgegevens moeten de PHI (Persoon Herleidbare Informatie) geanonimiseerd en gepseudonimiseerd worden. Bij veel organisaties zijn dit handmatige en repetitieve handelingen.
De traditionele handmatige procedure is om:
1. De documenten te verzamelen in het DMS- of zaaksysteem
2. De documenten één voor één te lezen en de persoonsgevoelige gegevens te vervangen door een zwarte balk
3. De onderliggende tekst (in een PDF-document) óók te verwijderen.
4. De documenten weer terug te plaatsen in het DMS-systeem met de relevante metadata. Het document wordt dan opgeslagen en is
geanonimiseerd leesbaar voor een breed publiek.
Met behulp van robotsoftware kunnen we het proces grotendeels automatiseren. Het verloopt dan als volgt:
1. Een gebruiker selecteert uit een lijst of folder een of meer documenten om te anonimiseren. Deze documenten worden automatisch door een softwarerobot opgepakt en aangeboden aan het anonimiseringsproces.
2. De eerste fase van anonimiseren selecteert op basis van Natural Language Processing (zelflerende Nederlandse taalkennis) de stukken tekst uit een document om te anonimiseren.
3. Een tweede robotproces ontvangt het resultaat van de eerste anonimiseerfase terug en waarschuwt een gebruiker via een desktop bericht, email of taak binnen het DMS-, workflow- of zaaksysteem. De gebruiker kan dan de voorgestelde stukken tekst controleren en zonodig bewerken. Aan het einde van deze validatie pakt de robot het document weer op en biedt het aan voor de tweede fase van het
anonimiseerproces.
4. De tweede fase van het anonimiseren van het document vervangt de weergave van de geselecteerde stukken tekst door zwarte vlakken en verwijdert alle zoekbare tekst. De softwarerobot plaatst het geanonimiseerde document terug in het DMS- of zaaksysteem – met indien nodig aangepaste metadata.
Met onze RPA software laat u de softwarerobot deze administratieve werkzaamheden uitvoeren en voor het anonimiseren van privacygevoelige informatie bieden wij u de BM Dataprotector
De BM Dataprotector kan zowel als webservice of als applicatie geïnstalleerd worden. Door een koppeling te maken met de Kofax RPA-oplossing kunnen we de integratie tussen de bron applicatie, zoals een DMS- of zaaksysteem en het anonimiseren optimaliseren.
In onderstaande video legt Jan Kooiker (directeur BMconsultants) uit hoe robotsoftware wordt ingezet om te anonimiseren.