4 herkenbare documentstressmomenten én de oplossing
We online vergaderen er op los met z’n allen. Een uurtje hier een half uurtje daar, klinkt bekend toch? Buiten de terugkerende soms hilarische momenten: oh wacht mijn microfoon stond nog op gedempt, verbindingsproblemen en gezinsleden (met geluid) in beeld hoor ik de volgende documentstressmomenten regelmatig voorbij komen.
Zoeken én vinden van juiste documenten
Tijdens een online overleg zoek je de laatste versie van een planning gemaakt door een collega. Wacht even hoor, volgens mij is dit hem! Zien jullie hem? Dit is niet de laatste? Ok, en deze dan? Zo frustrerend en tijdrovend om constant te zoeken naar de juiste informatie.
Documenten en opmerkingen delen in de chatfunctie
Stuur het linkje van die memo even in de chat. Over en weer worden er linkjes gedeeld en meerdere opmerkingen gegeven. Niet vergeten om die opmerkingen te verwerken. Wat waarschijnlijk betekent dat je het toch vergeet.
Beveiligde werkomgeving, toch?
Fijn dat we dit hebben vastgelegd. Pas jij het kostenoverzicht aan? En zorg je ook de bijbehorende contracten gewijzigd worden? Je hebt de documenten al gestuurd in de chat, fijn dankjewel. Is dit eigenlijk wel een veilige manier om dit soort bestanden te delen? Vraag jij dit na bij ICT? En koppel je dat dan terug?
Op welk apparaat staat dat document ook alweer?
Vlak voor een overleg zoek je nog even naar een offerte, zodat je deze kan bespreken. Hij zou toch echt op je laptop moeten staan. Of nee, hij staat op je Ipad en daarna heb je hem aan jezelf gemaild. 5 minuten later dan gepland sluit je aan bij je online vergadering met de offerte.
Herkenbaar? En nu je er zo over nadenkt, gaat er best een deel van je werktijd verloren naar het zoeken en vooral het terugvinden van de juiste documenten.
Met M-Files haalt u de oplossing in huis
Hoe fijn zou het zijn als je in 1 overkoepelend systeem al je werkbestanden kunt zoeken én vooral ook terugvinden. Dat het dus niet meer uitmaakt waar het staat, maar dat je zoekt op wat voor soort document het is met behulp van meta-data. Zodat altijd en op ieder apparaat de juiste informatie te vinden is. En te integreren is met bijvoorbeeld Office 365 en Teams. Daar moet toch een makkelijk oplossing voor zijn? Ja, die is er!
Met M-files behoren bovenstaande documentstressmomenten tot het verleden. Lees hier alles over wat Intelligent documentbeheer voor je organisatie betekent.
Wendy Seykens
Marketing en Communicatie Coördinator
