Post en informatie komt op ons af via allerlei wegen. De traditionele envelop, e-mail, digitale formulieren en E-facturen zijn voorbeelden hiervan. Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers zo snel mogelijk toegang hebben tot deze documenten. Ongeacht de locatie van hun werkplek. Tot slot worden de eisen die gesteld worden aan documentopslag, classificatie van deze informatie en het snel terug vinden van documenten voortdurend hoger. Kortom, het beheer van documentstromen is een arbeidsintensief traject.
Dit vraagt natuurlijk om een heel andere benadering van post- en documentstromen. Het traditionele postkarretje is inmiddels al lang verdwenen. Maar wat is er voor terug gekomen?
Onze Digitale Postkamer oplossing biedt u voor dit vraagstuk een oplossing.
Een voorbeeld:
Een vergunningsaanvraag komt via de traditionele post binnen. De aanvraag wordt gescand en omgezet naar een digitaal formulier. Dit formulier wordt door het systeem herkend en op compleetheid gecontroleerd. Wanneer er gegevens ontbreken worden deze automatisch gezocht in de bovenliggende systemen en aan het formulier toegevoegd. Hierna wordt het formulier doorgezet naar achterliggende systemen voor de volgende stap in het proces.
Wanneer er een digitaal aanvraagformulier binnenkomt is het proces precies hetzelfde als hierboven. De stap van inscannen kunnen we alleen overslaan.
Het handmatig invoeren van gegevens behoort hiermee tot het verleden.
En wat als het systeem niet alle informatie vindt die nodig is voor de verdere verwerking? Dan valt de aanvraag uit en wordt hij doorgezet naar de mailbox van de afdeling. Hier zal er iemand persoonlijk naar kijken. Wanneer de aanvraag weer compleet is zet de behandelaar deze weer terug het automatische proces in.
Voor facturen is het systeem zelfs zo te trainen dat het steeds sneller en beter de binnenkomende facturen gaat herkennen en verwerken.
