BMconsultants Logo
Zoek
Sluit dit zoekvak.

Contractbeheer vereenvoudigen en automatiseren: zo doe je het

Contracten vormen de kern van het beleid van elke organisatie. Ze hebben invloed op alle organisatieniveaus en zijn leidend voor de dagelijkse activiteiten en processen. Opmerkelijk genoeg zijn er tegelijkertijd maar weinig organisaties die deze belangrijke documenten op een zorgvuldige, effectieve en gestructureerde manier beheren.

Contracten staan lang niet altijd in een centrale informatieomgeving, maar zijn vaak verspreid over verschillende systemen, afdelingen (juridische zaken, aanbesteding, verkoop, accounting) en opslagplekken (silo’s). Denk bijvoorbeeld aan contracten met software- en hardwareleveranciers die op een compleet andere plek staan dan de contracten met transporteurs en andere logistieke partners. Vaak slaan de verschillende afdelingen elk hun eigen kopie van een contract op, waardoor er verschillende versies ontstaan.

Het ontbreken van gestructureerde en moderne vormen van contractbeheer plaatst organisaties voor diverse uitdagingen die op den duur kunnen uitmonden in problemen op het gebied van efficiëntie, doorlooptijd en kostenmanagement. In dit artikel leggen we uit wat de grootste uitdagingen zijn op het gebied van contractbeheer. Daarnaast tonen we hoe het automatiseren en vereenvoudigen van deze taak uitkomst biedt.

contractmanagement scaled e1674486107566

De grootste uitdagingen voor medewerkers rondom contractbeheer

Voordat we ingaan op de best practices en mogelijkheden voor efficiënt contractbeheer, is het zaak om een blik te werpen op de belangrijkste uitdagingen die medewerkers op dit terrein tegenkomen.

Moeite met termijnen en algemene contractvoorwaarden

Medewerkers hebben moeite met het bijhouden van termijnen en algemene contractvoorwaarden. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot onnodige kosten door gedwongen contractverlengingen bij het niet halen van de termijn voor opzegging.

Gebrekkig inzicht

Bij het ontbreken van een goed systeem voor gestructureerd en geautomatiseerd contractbeheer, zijn contracten vaak verspreid en verkeerd gerangschikt. Bovendien staan ze grotendeels los van bedrijfsgegevens. Hierdoor is er een (te) gering inzicht in zaken als verplichtingen, te leveren producten of diensten, termijnen en prestaties.

Ineffectief documentbeheer

Een belangrijk, regelmatig terugkerend probleem rondom contracten is ineffectief of onzorgvuldig documentbeheer. Iedereen beheert bestanden op zijn eigen manier en slaat ze overal en nergens op. Effectieve en gestandaardiseerde methoden voor efficiënt contract- en documentbeheer zijn niet bij iedereen binnen de organisatie bekend.

Verschillende versies

Versiebeheer is ook een potentiële valkuil. Medewerkers slaan na het bewerken van een document elk hun eigen kopie van een contract op. Het resultaat? Er ontstaan meerdere versies van hetzelfde document. De kans bestaat dat die verschillende versies ook nog via mail rondgaan door de organisatie, waardoor medewerkers helemaal het overzicht verliezen en niet meer weten waar nu de meest actuele versie van een contract precies staat.

On-en offline opslaan

Contracten worden binnen een organisatie zowel offline als online in netwerkmappen opgeslagen. Een recente enquête, gehouden tijdens een M-Files-webinar, toonde aan dat veel organisaties contractbeheer uitvoeren in een combinatievorm van papieren versies met versies die opgeslagen zijn in netwerkmappen. Deze meervoudige opslag kan problematisch zijn voor degenen die verantwoordelijk zijn voor het contractbeheer. Hoe vindt u bijvoorbeeld snel alle contracten die in maart aflopen? Of hoe krijgt u snel een sluitend overzicht van de contracten van de afgelopen tien jaar met een bepaalde leverancier?

De huidige aanpak voldoet niet aan de behoefte van de organisatie

Soms bestaat er een kloof tussen de huidige aanpak en de actuele behoeften van een bedrijf. Medewerkers hebben behoefte aan wereldwijde toegang tot contracten, een goede ondersteuning voor mobiele apparaten en het veilig delen van en op afstand samenwerken in documenten. Maar de technologie en methodes die u momenteel gebruikt voor contractbeheer ondersteunen die behoeften niet of slechts gedeeltelijk.

De negatieve gevolgen voor uw organisatie

  • Het niet goed en tijdig aanpakken van de bovengenoemde uitdagingen kan uitmonden in diverse problemen en negatieve gevolgen. Denk bijvoorbeeld aan:
  • Gemiste of ongewenste verlengingen van contracten. Het eerste leidt tot gemiste kansen op technisch, operationeel en financieel vlak (geen toegang tot betere technologie of gunstigere voorwaarden), terwijl het tweede scenario een organisatie mogelijk opzadelt met onnodige extra kosten voor licenties en abonnementen.
  • Contracten die niet of te laat worden gevonden. Dit leidt tot extra arbeidsuren en langere doorlooptijden.
  • Verplichtingen zijn niet traceerbaar en opzeggings- en verlengingstermijnen verlopen onopgemerkt. Boetes en onnodige contractkosten kunnen het gevolg zijn.
  • De veiligheid kan niet gewaarborgd worden als u geen of te weinig inzicht heeft in de status van een contract. Bijvoorbeeld als het gevoelige informatie bevat en voor iedereen binnen de organisatie toegankelijk is.

De oplossing: M-Files 

De bovengenoemde uitdagingen en problemen vormen voor veel organisaties de aanleiding om te zoeken naar softwareoplossingen die helpen om het contractbeheer te automatiseren en vereenvoudigen. M-Files is een oplossing die uitkomst biedt.

M-Files organiseert contracten aan de hand van metadata. U identificeert documenten, bestanden en afbeeldingen aan de hand van inhoudelijke informatie en niet door te kijken naar waar ze zijn opgeslagen. U kunt contracten zoeken op basis van ‘wat’ ze zijn (identificatiecriteria) in plaats van op ‘waar’ (in welk mapje) ze zijn opgeslagen. Dit maakt het mogelijk om informatie in de juiste context te duiden, bijvoorbeeld gerelateerd aan een specifiek contract.

Contracten zijn te organiseren en te verwerken op basis van elk gewenst label. Toegang verlenen tot een document kan op basis van de functie of positie van een medewerker, maar ook aan de hand van een ander voorkeurslabel. Die functionaliteiten zorgen ervoor dat M-Files eenvoudig te gebruiken is voor contractbeheer.

Maar er is meer:

  • In plaats van handmatige en foutgevoelige conceptontwerpen, werkt u in M-Files met handige sjabloonversies die het makkelijk maken om herzieningen te doen en versies bij te houden en te vergelijken.
  • Contracten zijn makkelijk te bewerken. U kunt ze van commentaar voorzien, rode lijnen vaststellen en de correspondentie rondom contracten direct koppelen aan Outlook.
  • Geautomatiseerde beoordelings- of goedkeuringswerkstromen, het automatisch bijhouden van de voortgang van een revisie, maar ook notificaties over herziene en afgewezen contracten: het zijn allemaal functionaliteiten die zorgen voor een effectieve interne beoordeling van contracten.
  • U ondertekent contracten voortaan elektronisch of een mobiel apparaat.

 

M-files zorgt uiteindelijk voor een 360-gradenweergave van uw contracten. U ziet alle belangrijke metadata (categorie, eigenaar, organisatie, afdeling, nalevingsniveau, verplichtingen, mijlpalen, beëindigingsdata, status en meer) en contextuele informatie. Door M-Files te koppelen aan financiële systemen of ERP- en CRM-systemen, krijgt u bovendien inzicht in de prestaties van uw contracten.

Voorbeeldcase R-kioski

R-kioski is een keten van supermarkten en convenience stores met circa 650 vestigingen in Finland. De keten maakt deel uit van de Retain Group, een grote onderneming die werk biedt aan ruim 36.000 mensen en bijna 10 miljard euro per jaar omzet.

R-kioski heeft te maken met een enorm volume en een grote diversiteit aan contracten. Zo bevinden 400 winkels zich in gehuurde panden, elk met hun eigen huurovereenkomst. Iedere verhuurder gebruikt zijn eigen lay-outs en templates, waardoor er qua vorm en inhoud grote verschillen zijn tussen de huurcontracten per locatie.

In het verleden werden de contracten van R-kioski vooral op papier bewaard in diverse mappen en archiefkasten of werden ze gescand, waarna de elektronische versies op drives in het netwerk belandden. Het terugvinden van bestanden was een tijdrovende klus, terwijl meestal maar een of twee mensen de exacte looptijd van een huurovereenkomst kenden. Er was dus behoefte aan een betere en modernere oplossing voor contractbeheer.

In 2013 nam R-kioski M-files in gebruik en werden alle contracten en de bijbehorende metadata ingevoerd in het systeem. Het is nu geen probleem meer om contracten of specifieke contractinformatie snel en makkelijk te vinden. Het gebruiken van M-Files levert niet alleen tijdwinst en meer efficiëntie op, maar helpt R-kioski ook om de verschillende winkels beter en in realtime te monitoren en sneller en flexibeler te reageren op veranderingen. M-Files waarschuwt het bedrijf ook als huurovereenkomsten op het punt staan om te verlopen. Het maken van rapporten over zaken als de waarde van contracten of gehuurde panden gaat dankzij M-Files sneller en eenvoudiger dan voorheen.

Hoe helpt BMconsultants?

Bij BMconsultants gaan we met advies, onze software én de implementatie samen met u het traject van begin tot eind aan en optimaliseren we uw contractbeheer. Onze kritische en professionele consultants helpen uw behoeften helder te maken en een geschikte oplossing te vinden. Dat geeft u overzicht, vertrouwen en deskundigheid, de perfecte basis voor een succesvol resultaat.

Meer weten?

Neem contact met ons op