Digitale beschikbaarheid en veiligheid van informatie thuiswerkers houdt niet over:

Coronabestendig is lang niet hetzelfde als efficiënt en veilig digitaal werken!

Uit het Nationaal Thuiswerkonderzoek van VakWereld komt een aantal opmerkelijke zaken naar voren: zo’n 84,9% van de ondervraagden werkt met vertrouwelijke informatie. Van alle respondenten werkt ook meer dan 83% met informatie die op netwerkschijven staat. Daarvan is onduidelijk welke informatie zich daar op bevindt, waar die staat en wat de status is. Voeg daarbij dat ook nog eens meer dan een kwart met fysieke dossiers werkt en het dilemma is duidelijk. Jan Kooiker, directeur BMconsultants die de resultaten mocht inzien: ‘Om volledig en veilig digitaal werken mogelijk te maken, waarvan de noodzaak met de coronacrisis wel is aangetoond, is dus nog een behoorlijke weg te gaan.’

Het jaar 2020 zal de geschiedenis ingaan als ‘de doorbraak van het thuiswerken’. Ingegeven door noodzaak, maar de middelen om plaats- en tijdonafhankelijk te kunnen werken, waren al langer voorhanden. Ze werden alleen niet (genoeg) gebruikt. Doordat we ineens ‘met zijn allen’ moesten gaan thuiswerken kwamen de manco’s naar boven. Onze informatievoorziening, de thuiswerkplek en het verantwoord omgaan met gevoelige informatie zijn niet zo goed voor elkaar als het leek.

Digitale transitie nog lange weg te gaan

‘Je kunt het ook heel positief uitleggen’, geeft Jan Kooiker, directeur van BMconsultants aan. ‘Uit hetzelfde onderzoek blijkt overall dat een groot deel van de thuiswerkers hun werk grotendeels prima thuis kunnen doen. Maar dat betekent tegelijk: niet alles en niet altijd. Dus je kunt niet altijd je taak helemaal uitvoeren of een proces afronden. Opmerkelijk vind ik dat bijvoorbeeld uit het onderzoek blijkt dat voor een substantieel deel van de ondervraagden (35,3%) van de informatie die zij nodig hebben in ieder geval een deel (nog) niet digitaal beschikbaar is. Daar schrik ik toch wel van. Dat geeft aan dat we nog best wat hebben te doen als het gaat om de digitale transitie, de weg naar volledig digitaal werken, te realiseren.’

Slordig met vertrouwelijke informatie?

Wat ook overduidelijk naar voren komt is dat van alle respondenten 84,9% met vertrouwelijke informatie werkt. Dat kan gaan om gevoelige persoonlijke informatie, zoals in HR-dossiers, maar net zo zeer om andere gevoelige en bedrijfskritische informatie, zoals sales rapporten, offertes, contracten etc. Kooiker: ‘Wat mij dan opvalt is dat die vertrouwelijke informatie ook blijkbaar heel makkelijk thuis beschikbaar is, zoals bijna de helft van de ondervraagden aangeeft, maar ook dat bijna een kwart van hen diezelfde informatie vervolgens opslaat in applicaties als Dropbox, Box, Google Drive of zelfs de eigen pc. Dat moet voor iemand die verantwoordelijk is voor bijvoorbeeld de bescherming van privacygevoelige informatie toch een ware nachtmerrie zijn?

Gebruik eigen apparaten gewoon, maar gevaarlijk

Opmerkelijk is ook dat bij de respondenten het gebruik van zogenaamde filesharing applicaties als Dropbox, Box, Google Drive etc. als normaal wordt ervaren. Als je daarbij voegt dat het eigenlijk net zo normaal voor veel respondenten is om eigen apparaten te gebruiken (63,1%) wordt duidelijk dat er behoorlijke risico’s zitten aan het thuiswerken zoals dat nu is geregeld en wordt uitgevoerd. Kooiker: ‘In zijn algemeenheid geldt denk ik dat er in organisaties aanvullende afspraken over het gebruik van zowel die filesharing applicaties als de eigen apparaten nodig zijn. Dat is echt nodig om alles in goede banen te leiden. Je ziet dat uit de resultaten van dit onderzoek overduidelijk blijkt dat in het algemeen de grip op informatie en de beschikbaarheid ervan kwetsbaar is. Daarmee bedoel ik dat de illusie bestaat dat het allemaal heel goed is geregeld, maar als je wat doorvraagt blijkt dat er nog wel wat elementaire zaken ontbreken. Om alle relevante informatie die nodig is voor het uitvoeren van werk digitaal beschikbaar te hebben, is echt meer inzicht nodig. Je moet weten welke informatiestromen er zijn, hoe ze verlopen, welke informatie waar op welk moment nodig is en welke betrokkenen (stakeholders) er zijn. Ik heb niet de indruk dat al die facetten bij iedereen even duidelijk zijn…’

Samenwerken zonder informatie lukt niet

‘In het onderzoek wordt ook aangegeven dat het voor veel thuiswerkers (bijna 70%) noodzakelijk is dat ze samenwerken. Voor 20% geldt dat altijd, voor ongeveer 50% geldt dat grotendeels. Men moet samenwerken met collega’s, met externen, met ketenpartners etc. Dat is essentieel voor een succesvolle organisatie. Echter, hoe wil je dat op een gestructureerde manier voor elkaar krijgen als de informatie die je wilt/moet delen niet allemaal digitaal beschikbaar is, niet of lastig te vinden is of niet goed is beschermd? Als ik lees dat meer dan een kwart van de respondenten 1 tot 2 uur per dag kwijt is met zoeken naar informatie en bijna 10% zelfs meer dan 2 uur, dan voorzie ik grote problemen wanneer mensen meer structureel gaan thuiswerken. En dat zit er echt aan te komen met opnieuw oplopende aantallen coronabesmettingen. De situatie zoals die was vóór corona gaat niet meer terugkomen.
Maar wat gaan de medewerkers straks doen als (deels) thuiswerken ‘definitief normaal’ is? Immers, blijkbaar staat dus cruciale informatie op netwerkschijven, in Dropbox, is niet digitaal beschikbaar of gewoon niet vindbaar? Dat wordt een serieuze uitdaging.’

Ondanks het feit dat uit het onderzoek blijkt dat veel thuiswerkers nog wel wat wensen over hebben, is de waardering voor het thuiswerken een ruime 8 voor verreweg de meeste respondenten. Kooiker: ‘Daaruit zou je de conclusie kunnen trekken dat veel van de respondenten ook in de toekomst graag een deel van hun tijd vanuit huis willen blijven werken. Dat betekent ook dat de komende jaren het prioriteit #1 moet zijn om alle informatie in de organisatie voor medewerkers volledig digitaal beschikbaar te krijgen!

Het moet beter, het kan beter

Bedrijven en overheden wereldwijd voelen de noodzaak om dagelijkse bedrijfsprocessen versneld te digitaliseren en vragen zich daarbij af waar ze vandaag al mee kunnen beginnen.
Wat is úw visie op de informatiestromen binnen uw eigen bedrijfsprocessen? Heeft u al inzichtelijk waar uw digitale transitie begint en toe moet leiden?
Als specialist in het implementeren van Intelligent Information Management oplossingen helpt BMconsultants u daar bij. Wij praten u in een uurtje bij over de mogelijkheden om meer inzicht te verkrijgen in de risico’s van uw huidige informatieopslag en informeren u over slimme oplossingen voor verwerken, opslaan en terugvinden van informatie.

Over het onderzoek

Het onderzoek is gehouden onder een doelgroep van in totaal 16.000 professionals uit de vakgebieden Information Management, Mobility Management, Facility Management, security en Events & Meetings. De ruim 1000 respondenten (gemiddelde respons over de marktsegmenten heen bedraagt 6,2%) zijn verdeeld over de branches overheid, finance, zorg, industrie, wetenschap & onderwijs en zakelijke dienstverlening en zijn vervolgens te onderscheiden in rol/functie naar leidinggevend/directie en specialist/medewerker.