Om u een compleet overzicht en inzicht te kunnen bieden in de omvang, aard, inhoud en bedrijfswaarde en -risico van ongestructureerde informatie, zijn wij een samenwerking aangegaan met Migrato. De uitkomst van de gedetailleerde analyse en classificatie levert u volledig overzicht van al uw Digitale Content.
Wij geven u graag antwoord op de volgende vragen:
Waarom heeft uw organisatie dit inzicht nodig?
Wat levert dit inzicht u op?
Voor wie is deze analyse interessant?
Is de content analyse onderdeel van grote projecten of is het een eenmalige activiteit?
Met welk doel zetten organisaties de oplossing van Migrato in?
Migrato levert oplossingen voor de gedetailleerde analyse en classificatie van met name ongestructureerde content (bestanden, files, webpagina’s, etc). Hoewel er voor dit soort informatie hele mooie beheerssystemen (DMS/ECM) bestaan, staat er ook nog erg veel van dit soort informatie in allerlei meer vrije opslaglocaties (netwerkschijven, SharePoint sites, emailservers, oude DMS systemen, etc). Hier hebben gebruikers vaak jarenlang naar eigen inzicht informatie opgeslagen met eigen naamgeving en indeling. Gestructureerd informatiebeheer wordt op dit soort informatieopslagomgevingen slecht zelden toegepast.
Redenen om Migrato oplossingen in te zetten zijn divers. Enkele daarvan zijn:
- Als de schijf volloopt en er geschoond moet worden, maar niemand weet precies wat er staat.
- Als een beheersysteem end-of-life is en er gemigreerd moet worden naar een nieuwe oplossing.
- Als een medewerker de organisatie verlaat en wat hij achterlaat gecontroleerd moet worden op persoon- of klant gerelateerde informatie.
- Als het vermoeden bestaat dat er veel AVG gevoelige informatie op de netwerkschijven staat die moet worden veiliggesteld.
- Als er Fileshare informatie geschoond en daarna gemigreerd moet worden naar een DMS/ECM oplossing.
- Als het vermoeden bestaat dat er veel dubbele informatie staat die voor Woo publicaties ontdubbeld moet worden.
Wat levert dit inzicht op?
Migrato levert tooling om een zeer gedetailleerd overzicht en inzicht te krijgen in de omvang, aard, inhoud en bedrijfswaarde en -risico van ongestructureerde informatie. Dit op basis van een feitelijke analyse en rapportage. U komt in detail te weten wat er aanwezig is met heldere rapportages en analyses die de eigenaren of beheerders van de informatie helpen in het concreet maken van vervolgstappen. Alle informatie over, van en uit de bestanden/objecten wordt in een gestructureerde database gelezen waarmee dan allerlei analyses, sorteringen en selecties kunnen worden gemaakt. Het ongestructureerde wordt zodoende gestructureerd en er kunnen allerlei verbanden worden gelegd en selecties worden gemaakt. Dit niet alleen technisch maar ook in relatie tot de doelstelling van de onderneming en de essentiële processen hiervoor.
Voor wie is de analyse interessant?
Over het algemeen worden wij benaderd door de (documentaire) informatiemanager of de informatiebeheerder. Hij of zij wil of moet weten wat er aan informatie aanwezig is om het beheer ervan beter te waarborgen. Maar de omvang van de informatieverzameling is gewoon te groot om “handmatig” te analyseren en doorgronden. Een geautomatiseerde inventarisatie en analyse biedt dan uitkomst. Maar ook worden we benaderd door Record Managers (vaak in relatie tot selectie en overdracht naar e-depots), Compliance en security managers (voor AVG zaken), HR-managers (voor de ordening en classificatie van gescande personeelsdossiers) en projectmanagers die in een conversieproject ook goede en schone content willen migreren naar het nieuwe systeem. Informatie classificatie en herschikking zijn dan essentiële eisen om het nieuwe systeem met eenduidige en relevante informatie te vullen en niet al op voorhand te vervuilen.
Is de content analyse onderdeel van grote projecten of is het een eenmalige activiteit?
Hoewel de eerste basis analyse een relatief kortlopend en vaak opzich staand project is, is deze vaak onderdeel van een groter geheel. Exact weten wat er is, is vaak de input voor grotere informatiemanagement en migratie projecten. Het concreet kunnen overzien en inzien wat er aan informatie is levert altijd verrassende inzichten op die zelden kunnen worden genegeerd. Wat soms ongevraagd en onvoorzien (meer)werk oplevert of soms de besluitvorming over wat te doen en het werk daarvoor juist eenvoudiger maakt.
