Waarom digitale factuurverwerking?

Wilt u facturen sneller en efficiënter afhandelen? Ervaart u vertraging doordat bepaalde informatie op de factuur niet wordt herkend? Is de crediteurenadministratie veel tijd kwijt met het inboeken van de facturen? Zijn er verschillende werkprocessen voor het verwerken van analoge en digitale facturen?

Digitale factuurverwerking versnelt het factuurverwerkingsproces en maakt het efficiënter, wat leidt tot kostenbesparingen en minder fouten. Door gebruik te maken van de automatiseringsmogelijkheden van Tungsten Automation (voorheen Kofax) kunnen medewerkers meer tijd besteden aan andere taken die waarde toevoegen aan het bedrijf.

Het gebruik van digitale factuurverwerking biedt verschillende voordelen:

• Het proces is snel en efficiënt, met verminderde risico’s op menselijke fouten en vertragingen.
• Dit leidt tot snellere betalingen, verbeterde leveranciersrelaties en een hogere productiviteit van het personeel.
• Bovendien voldoet het aan de huidige regelgeving voor gegevensbescherming en veiligheid, waardoor de risico’s van niet-naleving worden verminderd.

Betrouwbare factuuroplossing met de kracht van Kunstmatige Intelligentie (AI)

Onze geavanceerde software, aangedreven door kunstmatige intelligentie of Artificial Intelligence genoemd, leest foutloos alle factuurgegevens uit, inclusief controle op crediteuren, totaalbedragen en factuurregels.

Na het uitlezen van de factuurgegevens worden deze automatisch onderworpen aan grondige controles met behulp van state-of-the-art technologie. Deze AI-gedreven technologie verifieert de correctheid van de informatie op de factuur. Hierdoor behoren spookfacturen, dubbele facturen en onjuiste facturen definitief tot het verleden.

(E)factuuroplossing

Met onze (E)factuuroplossing, kunt u voor alle inputkanalen eenzelfde afhandeling van inkomende facturen hanteren, ongeacht of u een factuur per post, een PDF per mail, een e-factuur per mail of via een portal ontvangt. Factuurverwerking is een proces waarbij facturen zowel digitaal als analoog worden ontvangen, verwerkt en ingeboekt. Dit proces bestaat uit een aantal stappen:

Stap 1 Inlezen van facturen

Eerst worden de facturen ingelezen: dat kan in verschillende formaten zijn, waaronder papieren facturen, elektronische facturen en PDF-facturen. De software extraheert alle relevante gegevens uit de facturen, zoals het factuurnummer, de factuurdatum, het bedrag en de leveranciersnaam. De software van Tungsten Automation (voorheen Kofax) gebruikt intelligente karakterherkenning (OCR) en gegevensuitwisselingstechnologie om gegevens uit de factuur te extraheren

Stap 2 Factuurcontrole

Vervolgens wordt de factuur gecontroleerd op juistheid en volledigheid. Tungsten Automation (voorheen Kofax) voert een aantal geautomatiseerde controles uit ten aanzien van het financiële systeem en op basis van vooraf ingestelde business rules. Daarna heeft de crediteurenadministratie nog de keuze om de herkende gegevens te valideren en waar nodig aan te vullen.

Stap 3 Factuurverwerking

De factuur en de gevalideerde factuurgegevens worden automatisch ingeboekt in de financiële administratie. De crediteurenadministratie kan direct verder met het factuurproces en hoeft geen handmatige controles meer uit te voeren.Uiteraard kan Tungsten Automation (voorheen Kofax) worden geïntegreerd met vele systemen, zoals financiële systemen, ERP-systemen en inkoopsystemen, waardoor een naadloze en geautomatiseerde workflow ontstaat.

Tussenstap uitzonderingen
Als een factuur niet verwerkt kan worden vanwege ontbrekende of onjuiste informatie, kan de software deze naar een uitzonderingsworkflow sturen, waar medewerkers deze handmatig kunnen verwerken.

Stap 4 Goedkeuring en betaling

Als de factuur is goedgekeurd door de budgethouder, wordt deze betaalbaar gesteld en wordt de betaling uitgevoerd volgens de betalingsvoorwaarden van de factuur. Onze factuuroplossing biedt ook een methode voor geautomatiseerde factuurmatching om ervoor te zorgen dat de betaling wordt verwerkt in overeenstemming met de overeengekomen prijzen en voorwaarden.

Ook zo eenvoudig én snel uw digitale facturen verwerken? Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken