Digitale Postkamer

De inkomende poststroom wordt steeds complexer: informatie komt via een toenemend aantal stromen (digitaal, post) op vele plaatsen uw organisatie binnen. Daarbij is het belangrijk dat al uw medewerkers zo snel mogelijk toegang hebben tot deze documenten, ongeacht de locatie van hun werkplek of device waarmee men werkt. Ook worden de gestelde eisen aan documentopslag en classificatie van deze informatie voortdurend hoger. Kortom, het beheer van al uw documentstromen is een arbeidsintensieve opgave.

Efficiënt digitaal verwerken van post

Wij hebben een DigitaalOntvangstPortaal ontwikkeld, waarmee de verwerking van alle binnenkomende post (zowel analoog als digitaal) snel, efficiënt en kwalitatief hoogwaardig verwerkt kan worden. Met het Kofax Capture/Transformation platform en het Kofax TotalAgilty platform zorgen we ervoor dat al uw analoge en digitale poststromen automatisch beschikbaar komen voor uw medewerkers en dat documenten automatisch worden geclassificeerd en gedistribueerd.

Al uw documentstromen digitaal beschikbaar met de Digitale Postkamer

Het doel van een digitale postkamer is het verhogen van de efficiency van uw medewerkers. Met Kofax software worden alle documentstromen automatisch gedigitaliseerd, geclassificeerd en van metadata voorzien om deze vervolgens af te leveren aan bijvoorbeeld uw Casemanagement-, ERP- of Financieel systeem dan wel elk gewenst andere achterliggende systeem. 

Het handmatig invoeren van gegevens behoort hiermee voor het grootste deel tot het verleden!

Nieuwsgierig geworden? Vraag de White Paper DigitaalOntvangstportaal (DOP) aan en bekijk de film van de gemeente Waterschap Vallei en Veluwe en beleef de ervaring van hun digitale postkamer.  

of

Voordelen Digitale Postkamer

  • Automatische classificatie en distributie naar systemen/afdelingen
  • Verschillende importconnectoren zijn integraal onderdeel van het DigitaalOntvangstPortaal
  • Automatische herkenning van metadata
  • Uniforme documentclassificatie
  • Geoptimaliseerd beheer van alle poststromen
  • Eén platform voor alle documenten 
  • Aangepast aan uw organisatie
  • Gegevenscontrole 
  • Meerdere validaties mogelijk
  • Mogelijkheid tot koppeling met RPA-of Anonimiseringssoftware 

“De digitale postkamer heeft ons veel voordelen gebracht. De registratie van fysieke post is nu versneld met 60%. De verwerking en registratie van de digitale post kent ook dergelijke percentages. Wij verwerken deze digitale poststromen nu 50% sneller dan voor de implementatie van de Digitale Postkamer. Nog steeds maken we enorme stappen in dit traject. Zo is onlangs de registratie van USB’s en CD-Rom’s geautomatiseerd. De registratie van CD-Roms of USB-sticks is een klusje, vertelde Rien gekscherend, waar je vroeger tegenop zag. Nu is het een fluitje van een cent!”

Rien van Ravenhorst

Teamleider DIV, Waterschap Vallei & Veluwe

Download White Paper

DigitaalOntvangstPortaal