Digitale Postkamer

De inkomende poststroom wordt steeds complexer: informatie komt via een toenemend aantal stromen (digitaal, post) op vele plaatsen uw organisatie binnen. Daarbij is het belangrijk dat al uw medewerkers zo snel mogelijk toegang hebben tot deze documenten, ongeacht de locatie van hun werkplek of apparaat waarmee men werkt. Ook worden de gestelde eisen aan documentopslag en classificatie van deze informatie voortdurend hoger. Kortom, het beheer van al uw documentstromen is een arbeidsintensieve opgave.

Efficiënt digitaal verwerken van post

Wij hebben een DigitaalOntvangstPortaal ontwikkeld, waarmee de verwerking van alle binnenkomende post (zowel analoog als digitaal) snel, efficiënt en kwalitatief hoogwaardig verwerkt kan worden. Met het Kofax Capture/Transformation platform en het Kofax TotalAgilty platform zorgen we ervoor dat al uw analoge en digitale poststromen automatisch beschikbaar komen voor uw medewerkers en dat documenten automatisch worden geclassificeerd en gedistribueerd.

Al uw documentstromen digitaal beschikbaar met de Digitale Postkamer

Het doel van een digitale postkamer is het verhogen van de efficiency van uw medewerkers. Met Kofax software worden alle documentstromen automatisch gedigitaliseerd, geclassificeerd en van metadata voorzien om deze vervolgens af te leveren aan bijvoorbeeld uw Zaaksysteem, DMS of Financieel systeem dan wel elk gewenst andere achterliggende systeem. 

Het handmatig invoeren van gegevens behoort hiermee voor het grootste deel tot het verleden!

Nieuwsgierig geworden? In 20 minuten kijkt u hier het webinar ‘De transitie van de Digitale Postkamer terug’ of bekijk de film van de gemeente Waterschap Vallei en Veluwe en beleef de ervaring van hun digitale postkamer.  

Voordelen digitale postkamer

  • Alle poststukken digitaliseren
  • Eén gebruikersinterface voor analoog en digitaal
  • Postverwerking efficiënter en slanker
  • Automatische classificatie en distributie naar systemen/afdelingen
  • Verschillende importconnectoren zijn integraal onderdeel
  • Automatische herkenning van metadata
  • Uniforme documentclassificatie
  • OCR ondersteunde registratie
  • Specifieke verwerking mogelijk
  • 100% correcte registratie in DMS/Zaaksysteem
  • Mogelijkheid tot koppeling met RPA-of Anonimiseringssoftware 

“We hebben Kofax KTA aangeschaft met het idee om als DIV zijnde straks niet meer in de verschillende
zaaksystemen van de gemeenten te hoeven werken. Door het gebruik van Kofax, de koppelingen met de
zaaksystemen en in de toekomst ook met andere procesapplicaties, voert DIV de werkzaamheden in haar
eigen applicatie uit, ongeacht in welke doel applicatie de documenten worden opgeslagen.” Lees hier de Projectomschrijving
van De Connectie (gemeente Arnhem, Renkum en Rheden) hoe zij hun postverwerking hebben geharmoniseerd en gemoderniseerd.

Sanne de Kleyn

Afdelingsmanager DIV, De Connectie

Download Leaflet

DigitaalOntvangstPortaal