Informatiebeheer de uitdagingen

1. Van handmatige processen naar een volledig geautomatiseerde optimale workflow. Alle informatie zowel digitaal als op papier, vaak in meerdere formaten, moet georganiseerd, doorzoekbaar, vindbaar en verspreid worden naar meerdere belanghebbende. Handmatige verwerking is hierbij geen optie meer. Documenten en facturen moeten automatisch herkend wordenwat de oorsprong ook is, een analoog rapport, e-mail, een scan van de multi functional printer. De bron mag geen beperkende factor zijn. Daarnaast moet de inhoud door software beoordeeld worden en naar de juiste systemen of personen worden doorgegeven. Met Machine Learning en Artificial Intelligence worden workflows slim en efficiënt ingericht.
2. Het organiseren, beveiligen en delen van documenten is een kostbaar administratief proces. Het zoeken van de juiste documenten, zoals bijvoorbeeld in Microsoft Office 365 en op netwerkschijven, maar vooral het terugvinden daarvan kost onnodig veel tijd. Met name wát het is en niet wáár het staat, maakt het verschil! Intelligent document beheer door Document Management is belangrijker dan ooit.
3. De hoeveelheid aan informatie en de verwerking hiervan leidt vaak tot een verzwaring van administratieve taken die medewerkers weghouden van de kwaliteitstaken. Door deze processen te automatiseren/robotiseren hebben medewerkers meer tijd voor inhoudelijke werkzaamheden en klantcontact.
4. Veel documenten bevatten privacygevoelige informatie, hebben een juridische grondslag, zijn vertrouwelijk en moeten geanonimiseerd worden ook vanuit de AVG/GDPR wetgeving. Deze documenten moeten tijdens de verwerking, publicatie en bij het archiveren altijd worden beschermd en beveiligd met de juiste autorisaties.
5. Het creëren, samenwerken en delen van documenten is een continu proces binnen organisaties. Dit leidt vaak tot een wildgroei aan documenten en versies, die op verschillende plaatsen zijn opgeslagen waaronder netwerkschijven, SharePoint, Teams en bijvoorbeeld Outlook. Vaak is het overzicht zoek.
   Een analyse van deze opgeslagen documenten geeft aan hoe de digitale content kan worden gebruikt als verbeterde input voor de dagelijkse processen, migratie, conversie en voor een strategisch inzicht in de waarde of risico. Dit brengt overzicht in wat bespaard kan worden.