Digitale Transformatie Uitdagingen

Bijna 90 procent van de ondernemingen wil de komende twee tot drie jaar hun digitaliseringsstrategie volledig gerealiseerd hebben.

Veel ondernemingen staan voor automatiserings- en digitaliseringsuitdagingen en de digitale transitie is in volle gang. Maar wat betekent dat nou, digitale transformatie? Kort gezegd: Digitale transformatie is de transformatie van bedrijfsactiviteiten en processen waarbij op strategische wijze gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheden van digitale technologieën. De belangrijkste verandering zit hem in klantinteractie, operationele processen en het sturen op basis van informatie.

De urgentie van digitale transformatie wordt ook onderschreven door onze overheid. Het kabinet helpt ondernemers om te innoveren. Zeker nu is het belangrijker dan ooit om bedrijfsprocessen en de verkoop van producten en diensten te digitaliseren.

Tijdens deze digitale transitie gebruiken bedrijven technologieën om zichzelf opnieuw uit te vinden, te innoveren en te groeien. Denk bijvoorbeeld aan het optimaliseren en automatiseren van handmatige taken en workflows binnen traditioneel complexe bedrijfsprocessen. Organisaties die optimale transformatie willen bereiken, kunnen niet zonder Intelligent Information Management.

Intelligent Information Management

Met advies over Intelligent Information Management en de daarbij behorende oplossingen, biedt BMconsultants ondersteuning om uw digitale transformatie efficiënt, toekomstgericht en gedegen uit te voeren.

Door intelligent informatiebeheer, procesorkestratie en het verbinden van applicaties en systemen zorgt u ervoor dat uw medewerkers meer tijd krijgen voor de klant, voor de uitzonderingen en voor het optimaal inzetten van hun kennis. Dat levert uw organisatie optimalisatie, innovatie en efficiëntie op.

Informatiebeheer de uitdagingen

  1. Van handmatige processen naar een volledig geautomatiseerde optimale workflow. Alle informatie zowel digitaal als op papier, vaak in meerdere formaten, moet georganiseerd, doorzoekbaar, vindbaar en verspreid worden naar meerdere belanghebbende. Handmatige verwerking is hierbij geen optie meer. Documenten en facturen moeten automatisch herkend worden wat de oorsprong ook is, een analoog rapport, e-mail, een scan van de multi functional printer. De bron mag geen beperkende factor zijn. Daarnaast moet de inhoud door software beoordeeld worden en naar de juiste systemen of personen worden doorgegeven. Met Machine Learning en Artificial Intelligence worden workflows slim en efficiënt ingericht. 
  2. Het organiseren, beveiligen en delen van documenten is een kostbaar administratief proces. Het zoeken van de juiste documenten, zoals bijvoorbeeld in Microsoft Office 365 en op netwerkschijven, maar vooral het terugvinden daarvan kost onnodig veel tijd. Met name wát het is en niet wáár het staat, maakt het verschil! Document Management is belangrijker dan ooit. 
  3. De hoeveelheid aan informatie en de verwerking hiervan leidt vaak tot een verzwaring van administratieve taken die medewerkers weghouden van de kwaliteitstaken. Door deze processen te automatiseren/robotiseren hebben medewerkers meer tijd voor inhoudelijke werkzaamheden en klantcontact.
  4. Veel documenten bevatten privacygevoelige informatie, hebben een juridische grondslag, zijn vertrouwelijk en moeten geanonimiseerd worden ook vanuit de AVG/GDPR wetgeving. Deze documenten moeten tijdens de verwerking, publicatie en bij het archiveren altijd worden beschermd en beveiligd met de juiste autorisaties.
  5. Het creëren, samenwerken en delen van documenten is een continu proces binnen organisaties. Dit leidt vaak tot een wildgroei aan documenten en versies, die op verschillende plaatsen zijn opgeslagen waaronder netwerkschijven, SharePoint, Teams en bijvoorbeeld Outlook. Vaak is het overzicht zoek.
    Een analyse van deze opgeslagen documenten geeft aan hoe de digitale content kan worden gebruikt als verbeterde input voor de dagelijkse processen, migratie, conversie en voor een strategisch inzicht in de waarde of risico. Dit brengt overzicht in wat bespaard kan worden.

“Veel mkb-ondernemers zijn hard geraakt door de coronacrisis. Ze moeten hun verdienmodel vernieuwen of zich versneld aanpassen. Digitalisering kan helpen om weer te kunnen groeien. De Nederlandse basis hiervoor, zoals onze infrastructuur is uitstekend. Tegen alle mkb’ers zeg ik daarom: ‘blijf of ga digitaal innoveren en maak gebruik van de kabinetsondersteuning’. Denk aan het vergroten van de online klantenbinding van een fysieke winkel die minder klanten ontvangt. Of het slimmer inrichten van een applicatie die de administratie afhandelt na een online bestelling.”

Mona Keijzer

Staatssecretaris, Ministerie EZK

Meer weten?

Neem contact met ons op