Efficiënt werken met documenten en informatie? Gebruik een DMS!

Hebben u en uw collega’s moeite met het terugvinden van documenten? Bent u al gewend dat het een uur duurt voordat u het juiste bestand hebt gevonden? Of de juiste versie? Of de juiste map? Hoewel dit in veel situaties herkend wordt en zelfs geaccepteerd, is het totaal onnodig.

Wanneer we werken met documenten en bestanden is bijna overal de folderstructuur de standaard. Iedereen weet hoe hiermee gewerkt moet worden, maar niet iedereen weet dat in veel gevallen meer werk oplevert. Gelukkig is dit gemakkelijk op te lossen door middel van een DMS (Document Management System). Wat de risico’s zijn zonder en wat een DMS systeem uw bedrijf oplevert, leest u hier.

Wat zijn de risico’s?

Medewerkers zijn elke werkdag zo’n 20-40% van de tijd kwijt aan het verzamelen van alle informatie om hun werk te kunnen doen. Dat komt omdat de meeste organisaties (nog) niet op de juiste manier omgaan met het opslaan  en organiseren van informatie.

De twee grootste redenen zijn dat informatie verkeerd wordt gelabeld (een verkeerde naam wordt gegeven) of dat het wordt opgeslagen op de verkeerde plaats.

In de meeste gevallen kan degene die de informatie (verkeerd) heeft opgeslagen het bestand wel terugvinden, maar dit is lastiger voor collega’s en anderen. En doordat ze het origineel niet terug kunnen vinden op het bedrijfsnetwerk, maakt zo’n 75% van de medewerkers een bestand opnieuw aan.

Daarnaast beheert en bewaart 71% van de medewerkers informatie in de e-mail inbox en 50% bewaart informatie (ook) op hun eigen laptop of desktop. Dit zorgt ervoor dat men nooit zeker weet of ze wel in de actuele versie van een bestand werken. Hierdoor ontstaat er wantrouwen en frustratie onder medewerkers over de kwaliteit en betrouwbaarheid van de bestanden.

De voordelen van een Document Management Systeem

Een sterk documentbeheer, met behulp van een DMS, kan veel problemen oplossen en verkleint de kans op bovenstaande risico’s. Dit heeft de volgende voordelen:

1. Vergt minder tijd

De juiste documenten worden in een DMS makkelijker te vinden door middel van kenmerken en/of labels die u mee kunt geven in de metadata. Deze opbouw van data classificatie zorgt voor een consistente opslag van data en maakt geavanceerde zoekmogelijkheden mogelijk, waardoor informatie voor iedereen in een bedrijf makkelijker te vinden is.

2. Betere samenwerking

Of uw team nu een kantoorruimte deelt of op afstand werkt, een DMS maakt het delen en samenwerken aan verschillende documenten en processen veel gemakkelijker dan traditionele oplossingen voor het beheer van documenten. Zo kunnen documenten als een beveiligde link worden gedeeld, zodat samenwerken slechts één klik kost en er geen kopieën via de mail in omloop terecht raken. Een DMS kan ook aanpassingen bijhouden en documenteren wie een wijziging heeft aangebracht en wanneer. Bovendien wordt met geïntegreerde e-mailregistratie alle correspondentie met betrekking tot een gedeeld document bijgehouden en bekeken.

 

 

 

 

 

 

3. Beveiliging & AVG

Een DMS kan een organisatie voorzien van belangrijke beveiligingsfuncties, zodat kostbare datalekken en andere cyberdreigingen kunnen worden tegengegaan. Naast het beschermen van de integriteit en vertrouwelijkheid van bedrijfsgegevens, kan het DMS een aanvulling vormen op andere securitymaatregelen. Enkele van de meest effectieve beveiligingsfuncties van een DMS zijn onder meer digitale archivering, geautomatiseerde verwijderingen en back-ups, documentannotatie en redactie, op rollen gebaseerde gebruikersrechten en multifactorauthenticatie. Naast dat u zo uw documenten beter kunt beveiligen, dragen deze functies ook bij aan het voldoen aan de regels gesteld door de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Cases

Beter overzicht & integratie

Voor een accountantskantoor kan het aantal documenten binnen een casus snel oplopen. Om het overzicht niet te verliezen, biedt een DMS een slimme manier om deze te beheren en integreren. Met een DMS weet iedereen namelijk zeker dat ze met het juiste dossier en de juiste documenten werken, in de meest recente versies, die actueel en volledig zijn. Het DMS geeft een duidelijk overzicht en inzicht van de informatie die nodig is om het werk goed te kunnen doen. Zo weet u dat de documenten op orde zijn en kunnen transparantie en compliancy gegarandeerd worden

Meer beheerfuncties

Voor pensioenfondsen is het belangrijk om het overzicht van alle contactgegevens en contracten te bewaren. Daarnaast moet de historie van belangrijke informatie inzichtelijk worden gemaakt, als ook de informatie over nieuwe aansluitingen. Bovendien is het van cruciaal belang dat al deze informatie volledig is. Een folderstructuur is hier niet ideaal voor. Met een DMS kunt u deze uitdagingen aangaan met meer beheerfuncties, zoals versiebeheer, toegangsrechten, metadatering en zoekfunctionaliteiten.

Toegangsrechten makkelijk beheren

Bij een bouwproject zijn er verschillende stakeholders die allemaal andere belangen hebben. Wanneer projectinformatie op een netwerkschijf wordt opgeslagen, is het beheren van de toegang en de rechten lastig. Zeker met het oog op de verschillende certificeringen, normeringen en voorschriften die van toepassing zijn. Met een DMS kunt u de toegangsrechten makkelijk beheren en dit inzichtelijk maken. Wat bijdraagt aan het kunnen aantonen dat u compliant bent met de AVG.

Consistente manier van opslaan

Bij een petrochemisch bedrijf is het belangrijk dat informatie op een consistente manier wordt opgeslagen. Meestal hebben techneuten andere ideeën over wat een logische manier van opslaan is dan bijvoorbeeld receptionisten. Dit zorgt voor inconsistentie door het gehele bedrijf, waardoor medewerkers moeite hebben met het vinden van elkaars opgeslagen informatie. Door een DMS te implementeren, kunt u informatie op een consistente manier opslaan, waardoor het ook makkelijker gevonden kan worden.

Conclusie

In dit steeds evoluerende tijdperk van informatietechnologie en met het oog op de AVG is het van cruciaal belang dat bedrijven hun documentopslag beveiligen tegen allerlei bedreigingen of inefficiënties. Van het verlagen van de kosten en het verbeteren van de beveiliging, tot het aanbieden van geavanceerd zoeken en eenvoudiger ophalen van documenten, het adopteren en beheren van een digitaal documentbeheer systeem heeft vele voordelen. Met een DMS zorgt u ervoor:

  • Dat werknemers in een bedrijf elkaars opgeslagen informatie kunnen vinden (mits ze de juiste toegangsrechten hebben natuurlijk).
  • Dat werknemers altijd met de laatste versie van een bestand werken. Waardoor het vertrouwen in de kwaliteit van de informatie stijgt.
  • Dat de security van uw informatie wordt verbeterd en bij een noodgeval dat u robuuste herstelopties heeft.
Meer weten?

Neem contact met ons op