Ervaringen

“Onze poststromen werden hoofdzakelijk handmatig verwerkt. We waren op zoek naar een oplossing om dit werkproces te digitaliseren en zo veel mogelijk te automatiseren. Inmiddels werken wij geruime tijd met de DigitaalOntvangstPortaal oplossing van BMconsultants.

Alle poststromen zijn geoptimaliseerd, het registreren en valideren van documenten gaat accuraat en snel. Het is nu mogelijk om via één gebruikersinterface de documenten voor alle achterliggende applicaties te registreren en te routeren naar de juiste afdeling of medewerker. Onze afdeling Registratuur heeft een professionaliseringsslag gemaakt, waarbij  veel kennis is opgedaan om zo zaakgericht mogelijk te werken. Inge Maas, Supervisor, Gemeente Zwolle”

Gemeente Zwolle had bij het verwerken van de vele verschillende documentstromen onder meer te maken met de volgende uitdagingen:

• Hoe vereenvoudig je het registratieproces bij het opslaan van documenten in verschillende doelapplicaties?
• Hoe voorkom je dat documenten in de verkeerde applicatie worden opgeslagen?
• Hoe zorg je dat degene die registreert beschikt over de juiste kennis van zaken?
• Hoe digitaliseren we het postproces en welke stappen kunnen we hierin verder automatiseren?

Het antwoord op deze vragen werd gevonden in de DigitaalOntvangstPortaal oplossing, waarbij intelligente herkenning en workflowstappen de medewerkers ondersteunen tijdens hun werkzaamheden.

Alle post, zowel analoog en digitaal als inkomend en uitgaand, wordt gescand of direct geïmporteerd in het DigitaalOntvangstPortaal. De software herkent de te registreren gegevens op het document en voert tevens controles uit op de herkende gegevens. Denk daarbij bijvoorbeeld aan adresgegevens. De medewerker logt in op het DigitaalOntvangstPortaal en valideert, volledig werkplekonafhankelijk, het digitale document. Op basis van het herkende zaak- of documenttype zal het document, inclusief gecontroleerde gegevens, automatisch in de juiste doelapplicatie belanden. Het document is Hiermee geregistreerd in het juiste systeem.

Het digitale werkproces biedt ook de mogelijkheid om zo nodig een vakspecialist te raadplegen. Het postproces bij gemeente Zwolle verloopt op deze manier zeer efficiënt.

Voor de inrichting van het DigitaalOntvangstPortaal wordt het Kofax TotalAgilty (KTA) platform gebruikt. Deze intelligente software biedt de flexibiliteit om de gewenste processtappen in te richten en ondersteunt de medewerkers middels automatische herkenning op documenten. In het complexe applicatielandschap van de gemeente Zwolle komt het DigitaalOntvangstPortaal maximaal tot zijn recht.

Het hele postproces vereist nu minder handelingen en biedt de interne organisatie een betere service.

Door de geautomatiseerde registratie van zowel documentgegevens als zaakgegevens hebben de DIV medewerkers meer tijd om de processen onder de loep te nemen”, geeft Peter Hazelaar van de Gemeente Emmen aan. “Voorheen waren de DIV medewerkers vooral uitvoerend bezig. Nu is dat duidelijk anders. Ik zie de collega’s nu veel meer naar afdelingen gaan om te overleggen en procesverbeteringen toepassen. Dit is echt een omslagpunt.”

Lees hier het interview dat gehouden is door EIM met Peter Hazelaar van de Gemeente Emmen. 

Hierin ziet Tim Hartog de winst van het DigitaalOntvangstPortaal, en wel tweeledig: “Enerzijds biedt het DigitaalOntvangstPortaal de mogelijkheid om bronnen vanuit de organisatie naar de voorkant van het proces te halen voor een meer volledige en centrale registratie. Anderzijds, indien het een te complexe zaak betreft, kan het poststuk door de workflow dieper de organisatie in zonder verlies van data of tijd.”

De gemeente Almere gebruikt al vele jaren het Kofax Capture platform voor het digitaliseren van post- en factuurstromen.
Als groeigemeente kreeg de organisatie in toenemende mate te maken met complexe zaken. De voorgaande Digitale Postkameroplossing was prima in staat om te digitaliseren en registreren, maar kon in het geval van de meer complexe zaken niet direct teruggrijpen op bronnen die dieper in de organisatie lagen. Zo ontstond een hybride systeem waarbij dergelijke stukken veelal decentraal werden verwerkt.
Almere kiest voor het DigitaalOntvangstPortaal van BMconsultants

Sinds mei 2017 bouwt een gecombineerd team van de gemeente en BMconsultants aan dé workflow oplossing die het nieuwe inputmanagementsysteem van de gemeente Almere gaat vormen. Het resultaat: een goedgekeurd Proof of Concept (POC) en enthousiasme alom. “We kunnen hier écht spreken van een geslaagde co-creatie, waardoor we nu daadwerkelijk kunnen gaan migreren.”, aldus Tim Hartog, externe projectleider vanuit InnoviQ namens de gemeente.

Het DigitaalOntvangstPortaal is ontwikkeld op basis van de Kofax-technologie: Kofax Total Agility (KTA). Hierdoor zijn de processtappen die Almere reeds in haar Kofax Capture-omgeving heeft vastgelegd flexibel in te richten in het DigitaalOntvangstPortaal.

“Nieuwe technologie omarmen wij graag” is het credo van Weert bij de introductie van RPA. Gemeente Weert heeft innovatie hoog in het vaandel staan in haar Digitale Transitie. Er deed zich een geschikt moment voor om robotics in te zetten nl. in het VTH-proces (Vergunning, Toezicht en Handhaving) was een systeemintegratie nodig tussen de VTH-applicatie en het zaaksysteem. Een standaard koppeling kon hier niet worden geïmplementeerd, een uitgelezen kans dus om RPA in te zetten. Marco van Dijk (Programmamanager Digitale Transitie) deelt zijn ervaring over het proces van het implementeren van een robot.

Met De BAR-organisatie, een ambtelijk samenwerkingsverband van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk kregen we In één week met de Kofax RPA robot de geautomatiseerde verwerking van het e-formulier tot en met de registratie in Suites4SociaalDomein in het kader van de aanvragen Tijdelijke Overbrugging Zelfstandige Ondernemers (TOZO Levensonderhoudregeling) ‘live’ en werkend. Informatie Adviseur Cluster Maatschappij bij De BAR Dick Slottje: ‘De inzet van de Kofax Robotic Process Automation robot neemt veel administratieve handelingen weg en maakt dat onze medewerkers hun handen meer vrij hebben voor de daadwerkelijke beoordeling van de aanvragen. In totaal verwachtten we ongeveer 1500 aanvragen. Het gaat dus misschien niet om enorme aantallen, maar een snelle en accurate afwikkeling is wel cruciaal. Zowel voor de organisatie als voor de zzp’ers. Zonder deze sofwarerobot zouden we dat niet hebben kunnen realiseren in zo’n korte tijd en met dit resultaat.’

Rien van Ravenhorst, teamleider DIV – Waterschap Vallei & Veluwe: “De digitale postkamer heeft ons veel voordelen gebracht. De registratie van fysieke post is nu versneld met 60%. De verwerking en registratie van de digitale post kent ook dergelijke percentages. Wij verwerken deze digitale poststromen nu 50% sneller dan voor de implementatie van de Digitale Postkamer. Nog steeds maken we enorme stappen in dit traject.  Zo is onlangs de registratie van USB’s en CD-Rom’s geautomatiseerd. De registratie van CD-Roms of USB-sticks is een klusje, vertelde Rien gekscherend, waar je vroeger tegenop zag. Nu is het een fluitje van een cent!”