Intelligent projectmanagement

Navigeren door de complexe wereld van zaak- en archiefsystemen is vaak een uitdaging voor elke afdeling binnen een organisatie. Maar voor projectafdelingen is deze uitdaging nog groter. Vaak vinden zij zichzelf gevangen in een labyrint van systemen die een andere informatietaal spreken dan die ze gewend zijn. Het resultaat? Een gevoel van vervreemding en frustratie, dat hen dwingt om een eigen weg te banen. Deze afdelingen zijn genoodzaakt om hun toevlucht te nemen tot een op maat gemaakte structuur, meestal via een mappenstructuur op een gedeeld netwerk.

Projectmanagement omvat heel veel variabelen. Elk team bestaat uit leden met een unieke achtergrond en vaardigheden die specifieke rollen en verantwoordelijkheden krijgen toegewezen. Projecten worden aangestuurd door deadlines en van teamleden wordt verwacht dat ze diverse projectdocumenten beoordelen en goedkeuren.
Het handmatig afwikkelen van projectgerelateerde taken, processen en documenten kan bijzonder uitdagend zijn.

E-mail is vaak het standaard hulpmiddel voor het beheren van de status van projectdocumentatie en om te controleren of taken op tijd werden uitgevoerd. Helaas leidt deze aanpak nogal eens tot gemiste deadlines, het gebruik van onjuiste versies van projectdocumenten en onvoldoende zicht op projectactiviteiten.
Projectdocumentatie, teamleden, processen en taken kunnen daarentegen zeer effectief worden aangestuurd door een Enterprise Information Management (EIM-) systeem in te zetten. De toegang tot gegevens wordt gebaseerd op de functies van teamleden, werkstromen worden gedefinieerd aan de hand van de controle- en goedkeuringscycli van documenten, en taakbeheer wordt geautomatiseerd om gemiste deadlines te voorkomen.

Een meer flexibele oplossing voor projectmanagement-software

Flexibiliteit is essentieel omdat projectonderdelen, op te leveren documenten en deadlines vaak halverwege de rit veranderen. In dit opzicht komt een EIM-oplossing van begin tot einde goed van pas bij projectmanagement.

Wijzigingen kunnen op elk moment worden doorgevoerd

Als er een nieuw projectlid (zowel intern, als extern) wordt geregistreerd, kan deze op basis van zijn functie onmiddellijk toegang krijgen tot alle relevante projectstukken. Eventueel met beperkte toegangsrechten.

Gepersonaliseerde, intuïtieve schermen, sneller zoeken én vinden

Op metadata gebaseerde EIM-oplossingen die één enkele kopie van elke unieke informatiedrager opslaan op basis van wat het is (en niet waar het is opgeslagen) bieden een veel betere en meer intuïtieve aanpak, zodat de teamleden de juiste informatie snel vinden. Door gebruik te maken van specifieke documentkenmerken (zoals projectnaam, documentsoort, klant, aannemer, enz.) kunnen teamleden de projectdocumenten bovendien op een gepersonaliseerde en in de context passende manier vinden, bekijken en openen. Het principe van enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik

Voordelen Enterprise Information Management System 

• Projectonderdelen en regels kunnen eenvoudig vooraf worden bepaald, en de EIM-oplossing biedt ook de mogelijkheid projectparameters indien nodig op een later moment te wijzigen.
• Er kunnen bijvoorbeeld autorisaties worden gekoppeld aan de persoon die verantwoordelijk is voor
  handtekeningen, waarna de teamleden ook automatisch een bericht ontvangen wanneer die autorisatie moet
  worden verlengd.
• Herinneringen voor deadlines en goedkeuringseisen kunnen eenvoudig binnen het EIM-systeem worden
  opgesteld en beheerd.
• Regels voor de toegang tot content, versterken de op functie gebaseerde zichtbaarheid tijdens de looptijd van
  het project. Zo is bijvoorbeeld direct zichtbaar wie toegang moet krijgen tot budetgerelateerde bestanden.

De oplossing: M-Files 

De oplossingen van M-Files Enterprise Information Management (EIM) voorkomen de opeenhoping van informatie en bieden vanuit elk bedrijfssysteem en vanaf elk apparaat snelle en eenvoudige toegang tot de juiste gegevens. Gegevensbeheer werkt op basis van “wat” de informatie is, in plaats van “waar” het is opgeslagen. Dankzij deze unieke, intuïtieve benadering van EIM bereiken we een hogere gebruikersacceptatie en daarmee een snellere ROI. Met flexibele lokale, cloud-gebaseerde en hybride opties legt M-Files de kracht van EIM in handen van de gebruikers binnen het bedrijf. De druk op ICT neemt af doordat de gebruikers van de informatie op basis van hun behoeften toegang tot, en controle over de informatie krijgen. Duizenden organisaties in meer dan 100 landen gebruiken het M-Files EIM-systeem als een enkel platform voor het beheer van hun front office- en back office-activiteiten.

Hoe helpt BMconsultants?

BMconsultants beschikt over de kennis en geavanceerde softwareoplossingen die nodig zijn om uw bedrijfsprocessen te digitaliseren en transformeren.
U kunt bij ons rekenen op volledige begeleiding, deskundig advies en innovatieve software. Als expert op het gebied van intelligent beheer en partner van M-Files helpen we u dan ook graag met het optimaal benutten van dit slimme en veelzijdige EIM.