“Het project CDD (Centrale Digitalisering Documenten) is echt een mooie stap vooruit in het (slim) digitaliseren. Het feit dat we hierin als regio gezamenlijk optrekken is een win-winsituatie. Het maakt de samenwerking nog beter en maakt ons als gemeenten en organisatie minder kwetsbaar. Ik ben daar als projectleider ontzettend trots op”.
We zijn begonnen met de implementatie van de e-facturen bij alle zeven deelnemende gemeenten. Daarna hebben we plat scannen voor de poststromen (alleen plaatje van origineel) omgezet naar slim scannen (plaatje van origineel inclusief metadata). Het project heeft ervoor gezorgd dat afdelingen, die documenten registreren zich kunnen concentreren op hun verschuivende taak van praktisch ondersteunend naar adviserend. De afdelingen DIV hoeven niet meer zelf fysiek te scannen (tijdrovend) waardoor ze verdere professionalisering van hun i-dienstverlening kunnen uitvoeren.”
Monique Bos / Informatieadviseur
Klantvraag
De kring van samenwerkende gemeentesecretarissen West Friesland wil graag de krachten bundelen door de dagelijkse postverwerking efficiënter en minder kwetsbaar te maken. Een sleutelrol hierbij is weggelegd voor de sociale werkvoorziening WerkSaam Westfriesland (lees hier meer over WerkSaam Westfriesland) WerkSaam moet het centrale punt voor het scannen en het digitaliseren van alle poststromen worden. De West Friese Samenwerking bestaat uit de volgende gemeenten: Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer en Stede Broec.
De opdracht bestond uit:
• Het digitaliseren (scannen) van de fysieke poststromen van de samenwerkende gemeenten te centraliseren bij WerkSaam
• De werkwijzen van de verschillende gemeenten te harmoniseren
• De registratie van zowel de gedigitaliseerde documenten als ook van de digitaal ontvangen documenten met slimme herkenningstechnieken te ondersteunen voor een hogere efficiency
• Zorgen dat documenten inclusief metadata aan de back-endsystemen van de verschillende gemeenten aangeboden kunnen worden.
Wat betekent dit voor de dagelijkse praktijk?
De DIV-medewerkers van WerkSaam scannen de documenten per gemeente en leveren de documenten digitaal bij de gemeente aan. Documenten worden automatisch geclassificeerd en van metadata voorzien. Uitval wordt handmatig door DIV medewerkers van de betreffende gemeente beoordeeld. Het document en de metadata worden hierna aangeboden aan de betreffende vakapplicatie. Zoals een zaaksysteem, sociale zaken of financieel pakket.
De stukken komen dus volledig geregistreerd aan in de vakapplicatie en men hoeft de gestructureerde data niet meer in te vullen. Denk hierbij aan NAW-gegevens, maar ook het automatisch toevoegen van de scan aan een zaak in het zaaksysteem. We noemen dit ‘slim scannen’.
Om de gestructureerde data zo goed mogelijk vanuit tekstherkenning in te kunnen vullen, is een koppeling nodig met brondata. Via deze koppeling worden de referentiegegevens gesynchroniseerd.
Door de samenwerking is er toch voldoende volume bij WerkSaam om de continuïteit van het scanproces (laagdrempelig werk) te kunnen garanderen. Anderzijds hoeven DIV medewerkers bij de gemeentes zich alleen nog maar te buigen over de uitval in het automatische registratieproces en krijgen daarmee tijd vrij voor andere werkzaamheden.
Wat betekent dit technisch?
Het technische deel van de oplossing, het Kofax platform is ondergebracht bij een Westfriese ICT dienstverlener “DeSom”. De meeste van de samenwerkende gemeenten en WerkSaam hadden hun ICT infrastructuur al bij DeSom onder gebracht dus de DeSom was niet onbekend met het beheer van de ICT omgevingen van de gemeenten. Extra uitdaging was dat de grootste gemeente, gemeente Hoorn, wel haar eigen ICT infra beheert. Die moest gekoppeld worden aan die van DeSom.
Er is gelijktijdig ook een beheerorganisatie opgezet voor deze oplossing waarbij het functionele beheer bij de afzonderlijke gemeenten ligt en het technische beheer en het beheer van incidenten bij DeSom
