“In de traditionele postkamer is het doorgaans chaos. Door de Digitale Postkamer oplossing besparen we niet alleen veel tijd uit met postverwerking, archivering en opzoekwerk, we zien ook tal van andere processen efficiënter worden. Medewerkers kunnen zich nu namelijk meer toeleggen op hun kerntaken en voelen zich minder belemmerd door de tijdverslindende postverwerking. Daarnaast daalt het foutpercentage en is digitale postverwerking veiliger” aldus Neda Basic, functioneel beheerder gemeente Delft
Klantvraag
Het programma “Groei naar Beter- Digitale informatiehuishouding” heeft als doelstelling ervoor te zorgen dat de gemeente Delft in 2022 papierarm en plaats- en tijdonafhankelijk werkt. Processen en gegevens worden zo veel mogelijk gestandaardiseerd, vereenvoudigd en gedigitaliseerd. Proces- en zaakgericht werken en gegevensmanagement zijn hiervoor randvoorwaardelijk. Verder dient de informatiearchitectuur veilig, betrouwbaar en “digitaal duurzaam” te zijn.
De opdracht
Als deelproject binnen het programma “Groei naar Beter – Digitale informatiehuishouding” was de opdracht aan BMconsultants om digitaliseringsprocessen bij DIV te optimaliseren middels de inzet van de Digitale Postkamer, gebaseerd op de software van Kofax.
Gemeente Delft had al jaren diverse deeloplossingen van BMconsultants in gebruik om de inkomende en uitgaande documentenstromen te digitaliseren.
De komst van de Digitale Postkamer betekende voor deze bestaande oplossingen dat deze:
- Deels zijn opgenomen in de geïntegreerde Digitale Postkamer oplossing of zijn behouden ‘as is’
- Deels zijn uitgebreid met nieuwe documentstromen en functionaliteiten van de Digitale Postkamer
Concreet betekent dit dat in de Digitale Postkamer oplossing circa 30 meest voorkomende zaaktypen automatisch worden geclassificeerd en dat van alle te verwerken documenten automatisch de metadata worden herkend zoals afzender, onderwerp, briefdatum en zaaknummer of clientnummer.
Nieuwe documentstromen zijn aan bestaande documentstromen van de Digitale Postkamer toegevoegd. Bij gemeente Delft worden nu de volgende documentstromen door de Digitale Postkamer verwerkt:
- Generieke post
- Facturen en e-facturen
- Centraal ontvangen e-mailberichten
- Uitgaande post (voorzien van natte handtekening)
- WMO documenten
- Zelfscanbalie voor de burgers
- Documenten tbv Schuld Hulpverlening
- Burgerzaken
Voor een optimale werking van de Digitale Postkamer zijn er verschillende koppelvlakken naar gegevensbronnen en verwerkende applicaties gerealiseerd. Dit betreft koppelvlakken zoals:
- StUF zaak document koppelvlak om nieuwe zaken aan te maken in het zaaksysteem (Verseon)
- StUF-BG om NAW-informatie op te vragen in het gegevensmagazijn DDS of de GBA-V
- Queries of webservices om specifieke databronnen zoals vakapplicaties of zaaksysteem te raadplegen.
De implementatie van de Digitale Postkamer levert gemeente Delft het fundament om digitaal te kunnen werken en biedt daarnaast grote voordelen zoals:
- Snellere documentverwerking
- Verhoogde productiviteit bij DIV
- Uniforme document classificatie
- Beter beheer van alle documenten
- Betere datakwaliteit door database matching voor controle van de herkende gegevens
- De mogelijkheid om document validatie bij vakafdelingen te beleggen vanwege benodigde specifieke proceskennis
- Eén platform voor alle (analoge en digitale) documenten
In nauw overleg met de gemeente Delft is de implementatie in fases gerealiseerd, waarbij steeds oog was voor de prioriteiten die vanuit het programma management werden gesteld. Door elke fase volledig af te ronden tot en met de productiefase konden al in een vroegtijdig stadium van het project de voordelen van elke nieuwe functionaliteit worden benut. Hiermee kregen de afdelingen de kans om de nieuwe werkwijze (het digitale werken) te adopteren met ondersteuning van medewerkers Informatie Voorziening.
