“Onze poststromen werden hoofdzakelijk handmatig verwerkt. We waren op zoek naar een oplossing om dit werkproces te digitaliseren en zo veel mogelijk te automatiseren. Inmiddels werken wij geruime tijd met de DigitaalOntvangstPortaal oplossing van BMconsultants.
Alle poststromen zijn geoptimaliseerd, het registreren en valideren van documenten gaat accuraat en snel. Het is nu mogelijk om via één gebruikersinterface de documenten voor alle achterliggende applicaties te registreren en te routeren naar de juiste afdeling of medewerker. Onze afdeling Registratuur heeft een professionaliseringsslag gemaakt, waarbij veel kennis is opgedaan om zo zaakgericht mogelijk te werken. Inge Maas, Supervisor, Gemeente Zwolle”
De klantvraag
Gemeente Zwolle had bij het verwerken van de vele verschillende documentstromen onder meer te maken met de volgende uitdagingen:
- Hoe vereenvoudig je het registratieproces bij het opslaan van documenten in verschillende doelapplicaties?
- Hoe voorkom je dat documenten in de verkeerde applicatie worden opgeslagen?
- Hoe zorg je dat degene die registreert beschikt over de juiste kennis van zaken?
- Hoe digitaliseren we het postproces en welke stappen kunnen we hierin verder automatiseren?
Het antwoord op deze vragen werd gevonden in de DigitaalOntvangstPortaal oplossing, waarbij intelligente herkenning en workflowstappen de medewerkers ondersteunen tijdens hun werkzaamheden.
De oplosssing
Alle post, zowel analoog en digitaal als inkomend en uitgaand, wordt gescand of direct geïmporteerd in het DigitaalOntvangstPortaal. De software herkent de te registreren gegevens op het document en voert tevens controles uit op de herkende gegevens. Denk daarbij bijvoorbeeld aan adresgegevens. De medewerker logt in op het DigitaalOntvangstPortaal en valideert, volledig werkplekonafhankelijk, het digitale document. Op basis van het herkende zaak- of documenttype zal het document, inclusief gecontroleerde gegevens, automatisch in de juiste doelapplicatie belanden. Het document is Hiermee geregistreerd in het juiste systeem.
Het digitale werkproces biedt ook de mogelijkheid om zo nodig een vakspecialist te raadplegen. Het postproces bij gemeente Zwolle verloopt op deze manier zeer efficiënt.
Voor de inrichting van het DigitaalOntvangstPortaal wordt het Kofax TotalAgilty (KTA) platform gebruikt. Deze intelligente software biedt de flexibiliteit om de gewenste processtappen in te richten en ondersteunt de medewerkers middels automatische herkenning op documenten. In het complexe applicatielandschap van de gemeente Zwolle komt het DigitaalOntvangstPortaal maximaal tot zijn recht.
Het hele postproces vereist nu minder handelingen en biedt de interne organisatie een betere service.
