“Na de implementatie van M-Files en een praktische instructie is het direct duidelijk hoe je documenten maakt, opslaat en weer kunt terugvinden. Omdat dit DMS bestaande applicaties, zoals Office en Exact met elkaar verbindt en diep verweven is met Windows voelt het niet als een nieuw systeem. De basis blijft hetzelfde, maar het frustrerende van onvindbare documenten, verkeerde versies en het bedenken van een logische opslagplek behoort tot het verleden. Ook de documenten van mijn collega’s vind ik nu gemakkelijk terug, ik zie altijd de laatste versie. Daarnaast zorgt de Workflow optie ook voor tijdswinst, omdat nieuwe taken automatisch door worden gezet naar de betreffende afdelingen” Sales manager/Adviesbureau
Klantvraag
De wensen van dit adviesbureau:
– Het makkelijk en snel terugvinden van bedrijfsinformatie over verschillende afdelingen.
– Verschillende documentsystemen samenbrengen in één overzichtelijk systeem.
– Eenvoudig starten en vervolgens meegroeien met de mogelijkheden in M-Files.
– Bij het opvolgen van de offertes en orders wordt een enkele keer een stap overgeslagen.
Traditioneel leven veel documenten in een complexe mappenstructuur op een netwerkschijf, waardoor deze alleen via een ingewikkeld broodkruimelspoor van map naar map te vinden zijn. Ook voor dit adviesbureau een herkenbaar scenario. In het verleden werkten zij met Dropbox en Box, met veel dubbele exemplaren in vrijwel identieke mappen voor de verkoopmedewerkers en adviseurs tot gevolg. Hierdoor kon het soms even duren voordat het juiste, meest recente versie van een document teruggevonden was.
Opdracht
Met M-Files hebben zij hiervoor dé oplossing gevonden. Binnen dit documentmanagementsysteem is vooral beschrijvende informatie (ook wel labels, eigenschappen, kenmerken of metadata genoemd) van een document essentieel. Door het gebruik van een krachtige zoekmachine en overzichtelijke weergaven zijn er verschillende routes om een specifiek document terug te vinden. Men heeft hierdoor sneller de juiste versie bij de hand. De vraag achter welke afslag het document in een mappenstructuur is weggestopt is hiermee niet meer relevant, dus dit scheelt veel zoektijd.
Workflow ondersteuning met M-Files
Ter ondersteuning van de offerte- en orderverwerking werden binnen M-Files workflows ingericht. Op deze manier zijn standaard bedrijfsprocessen vastgelegd en kunnen geen stappen meer vergeten worden. De opvolging van offertes start zodoende automatisch als een offerte via een Word-sjabloon wordt aangemaakt. Bij het aanmaken van zo’n nieuw document wordt direct de beschrijvende informatie opgegeven en doorgevoerd in het sjabloon. Vervolgens is het in de workflow mogelijk om een review of calculatie door een collega aan te vragen, waarbij deze taken automatisch per mail of notificatie bij de betreffende medewerker terechtkomen. Als aangegeven wordt dat de definitieve versie klaar is, wordt het Word-document direct omgezet tot een PDF die per mail naar de klant kan worden verstuurd.
Komt de uitgestuurde offerte getekend terug, dan start direct bij registratie vanuit Outlook de orderverwerking. Hierbij wordt een serie taken gestart waarbij onder andere de administratie controleert of de gemaakte afspraken kloppen en het projectmanagement kan het adviestraject starten.
