Gemeenten zetten softwarerobots in voor het snel en effectief afhandelen van aanvragen!
Als organisaties worden we in deze tijd gedwongen kritisch te kijken naar hoe we onze bedrijfsvoering zoveel mogelijk kunnen continueren. Het werken op afstand vraagt om een versnelling van de huidige digitalisering en automatisering bij de overheid. Gelukkig zijn er genoeg mogelijkheden om bestaande processen te stroomlijnen en, ook nu, zelfs te verbeteren.
Met volle kracht wordt hier aan gewerkt door gemeenten en leveranciers en nieuwe oplossingen worden in snel tempo geïmplementeerd.
Afgelopen week is bijvoorbeeld door de Gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk een robotproces in gebruik genomen voor het verwerken van de TOZO (Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandige Ondernemers) aanvragen.
Gezien de omstandigheden is het van groot belang om deze aanvragen snel en effectief af te handelen. Om de medewerkers te ondersteunen bij het uitvoeren van deze tijdelijke regeling wordt de administratieve verwerking en de controle op volledigheid van de aanvraag uitgevoerd door een softwarerobot. Het uitvoeringsteam heeft hierdoor de handen vrij om persoonlijke aandacht te geven aan de aanvragers.
Hoe werkt deze softwarerobot?
De ‘TOZO robot’ op hoofdlijnen:
- De zzp-er vult, na het inloggen met Digi-D, het aanvraagformulier op de website in.
- De robot verwerkt het formulier, inclusief de verplichte bijlagen.
- De robot controleert de aanvraag op volledigheid en juistheid
- De robot registreert de gegevens uit de aanvraag en start het werkproces in de applicatie van het Sociaal Domein
- De robot stuurt een ontvangstbevestiging met het referentienummer van de aanvraag
- De medewerker voert vervolgens telefonisch de vraagverdieping uit en handelt de aanvraag af
Uiteraard zetten wij software robots ook in voor andere processen, bijvoorbeeld in combinatie met het anonimiseren van documenten of voor het realiseren van systeemintegraties.
Wij praten u graag (op afstand!) in een half uurtje bij over de mogelijkheden van het automatiseren van uw bedrijfsprocessen.
De BAR-organisatie, een ambtelijk samenwerkingsverband van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk, ging u voor.
In één week kregen ze met de Kofax RPA robot de geautomatiseerde verwerking van het e-formulier tot en met de registratie in Suites4SociaalDomein in het kader van de aanvragen Tijdelijke Overbrugging Zelfstandige Ondernemers (TOZO Levensonderhoudregeling) ‘live’ en werkend.
Lees hier het interview met de BAR-organisatie hoe het project tot stand is gekomen.
