Intelligent documentbeheer

Een slim platform om informatie en documenten eenvoudig op te slaan én terug te vinden

Hebben u en uw collega’s moeite met het terugvinden van documenten? Bent u al gewend dat het een uur duurt voordat u het juiste bestand hebt gevonden? Of de juiste versie? Of de juiste map? Hoewel dit in veel situaties herkend wordt en zelfs geaccepteerd, is het totaal onnodig.

Wanneer we werken met documenten en bestanden is namelijk een folderstructuur de standaard. Iedereen weet hoe hiermee gewerkt moet worden, maar niet iedereen weet dat in sommige gevallen dit meer werk oplevert. Gelukkig is dit gemakkelijk op te lossen door middel van een DMS (Document Management Systeem).

Door gebruik te maken van labels die automatisch aan informatie gekoppeld zijn alle documenten makkelijk terug te vinden. Ook wel metadata genoemd.

Niet alleen vind je sneller de juiste documenten van jezelf, maar ook van je collega’s

Deze metadata maakt naast eenvoudig vinden ook mogelijk om eenvoudig te delen, te beheren en te beveiligen. Ook als het gaat om AVG-wetgeving. Kijk hier voor een korte impressie van hoe makkelijk dat is!

Nooit meer zoeken naar de juiste documenten

M-Files organiseert documenten, bestanden, afbeeldingen enz. op basis van wat het is en niet waar het is opgeslagen. Dit maakt het mogelijk om informatie in zijn context bijvoorbeeld gerelateerd aan een project, contract, klant, contactpersoon en medewerker. Hierdoor is het eenvoudig te gebruiken voor:

• Kwaliteitsmanagement (QMS)
  U kunt SOP’s (werkinstructies) en andere kwaliteitsdocumenten in meerdere talen distribueren. U kunt wijzigingen beheren en doorsturen naar medewerkers en monitoren zodat iedereen de laatste versie heeft gezien.
• Contractbeheer
  U kunt contracten digitaal beheren en controleren gedurende hun levenscyclus, van creatie tot archivering, om risico’s te minimaliseren, de efficiëntie te verhogen en solidere zakelijke relaties op te bouwen.
• Personeelsbeheer
  Organiseer het on-boarding proces en voorzie iedereen van de juiste versies van formulieren en contracten. Bouw personeelsdossiers op met de juiste beveiliging.

Daarnaast hoeven niet alle documenten in M-Files te zijn opgeslagen om de informatie toch te kunnen vinden. Ook applicaties zoals SharePoint, HubShare, Outlook, Google Workspace of de netwerkschijf kunnen eenvoudig geïntegreerd worden zodat datamigratie veelal overbodig wordt.

Zorg ervoor dat er geen document achterblijft in een inbox die niemand kan vinden	Sla met één klik e-mails en bijlagen op in M-Files voor langdurige bewaring	Vind informatie die op verschillende plaatsen is opgeslagen rechtstreeks vanuit een SharePoint Online-weergave

Uiteraard is het naadloos geïntegreerd met de meest gebruikte business applicaties zoals Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Powerpoint), Microsoft Sharepoint, Microsoft Teams, Google Workspace, SaleForce, Autocad, DocuSign en Dropbox.

Document Management met M-Files heeft nog meer unieke eigenschappen

Altijd de laatste versie van een document met uitgebreide versie geschiedenis	Wie mag wat op welk moment. Voor zowel interne als externe gebruikers	Koppel verschillende data aan documenten en bekijk vanuit iedere hoek
Eenvoudig vinden op de Google manier	Processen snel stroomlijnen en digitaal ondertekenen	Tegelijkertijd aan documenten werken en annotaties maken

Onderscheidend Document Management Systeem

Deze document management oplossing is cloud-based, schaalbaar en flexibel dit maakt het uitermate plezierige en efficiënte software om mee te werken.

Met Artificial Intelligence wordt automatisch een suggestie voor de te gebruiken metadata. Informatie en documenten zijn daardoor altijd snel gestructureerd op te slaan en terug te vinden. U kunt het zien als een centraal platform waarop al uw belangrijke bedrijfssystemen, applicaties en (mobiele) apparaten samenkomen, zodat u documenten en informatie snel en veilig kunt vinden en kunt delen.

Informatiemanagement op basis van metadata

Met M-Files ondersteunen wij u nog beter om uw digitale processen en documentenstromen te optimaliseren. De intelligente Document Management Softwareoplossing die werkt!

• 270% ROI Volgens onafhankelijk onderzoek Forrester
• 95% Gartner Peer Insight respondenten zou M-Files aanbevelen
• 60% verbetering van het categoriseren en indexeren van documenten
• 40% efficiënter vinden van documenten en informatie

Bekijk ons Webinar terug om zelf te zien hoe Intelligent Informatiebeheer in de praktijk werkt. We snappen dat u graag wilt weten wat deze informatiemanagement oplossing voor uw organisatie kan betekenen, dat laten wij u graag zien in een demo.