M-Files: het fundament voor goed documentbeheer

Moderne organisaties hebben te maken met gestage en vaak enorm complexe document- en informatiestromen. Het is niet altijd even makkelijk om die in goede banen te leiden en het overzicht te behouden.

Hebben medewerkers binnen uw organisatie regelmatig moeite om documenten of informatie snel terug te vinden? Weten ze niet altijd of ze wel met de meest actuele versie van een document werken? En bent u op zoek naar goede manieren om bestanden veilig te delen, vertrouwelijke informatie goed te beveiligen en feilloos te voldoen aan de AVG-regelgeving?

Met een goed, modern en geavanceerd document management systeem (DMS) hoeft u zich niet meer druk te maken over de bovengenoemde vraagstukken en problemen. Dat geldt zeker voor gebruikers van M-Files, een DMS-oplossing die op het gebied van informatiemanagement het neusje van de zalm is. In dit blogartikel leest u wat M-Files exact is, wat u er allemaal mee kunt en waarom de oplossing een belangrijk fundament legt voor goed documentbeheer.

Wat is M-Files?

Een goed document management systeem (DMS) is het fundament onder een modern informatielandschap. Het levert alle tools en functionaliteiten die u nodig heeft om documenten te bewerken, beheren, structureren en delen. Een DMS maakt onder meer het scannen, delen, identificeren en veilig en centraal opslaan van documenten mogelijk.

M-Files herbergt al de functionaliteiten die u ook terugvindt in een regulier DMS, maar voegt daar nog een berg extra’s aan toe. U kunt het zien als het intelligente informatiebeheer platform van de toekomst. M-Files is breed inzetbaar en zowel geschikt voor kleinere organisaties als grote enterprises in diverse branches. Het brengt alle documenten, informatie en bijbehorende processen onder op een centraal platform en schept zo extra mogelijkheden om processen te automatiseren en digitaliseren.

Waarom is M-Files een goed fundament voor informatiemanagement?

M-Files is om verschillende reden een uitstekend fundament voor modern digitaal informatiemanagement. Wij vertellen u waarom door een aantal belangrijke functionaliteiten en kenmerken nader toe te lichten.

Metadata vervangt folderstructuur

Met M-Files slaat u informatie en documenten op met behulp van metadata. Het systeem heeft dus geen folderstructuur. M-Files organiseert documenten, bestanden en afbeeldingen op basis van hun identiteit. Waar een bestand is opgeslagen, is dus niet meer zo belangrijk. Selecteren op metadata in plaats van op locatie komt de overzichtelijkheid ten goede, vooral omdat het gebruiken van metadata ervoor zorgt dat u informatie in haar context beheert. Denk bijvoorbeeld aan het groeperen en beheren van documenten op basis van categorieën als project, klant, bestandstype of contactpersoon. De software achter M-Files vindt die gegevens makkelijk terug, ongeacht of documenten in M-Files, SharePoint, Outlook, Dropbox of een andere applicatie staan.

M-Files doet met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) automatisch suggesties voor de te gebruiken metadata. Het resultaat? U kunt documenten altijd en in een handomdraai gestructureerd opslaan en terugvinden. Daarnaast is het mogelijk om medewerkers te koppelen aan specifieke documenten, waardoor het makkelijker wordt om de voortgang van processen te sturen en volgen.

Datamigratie is niet meer nodig

Werken met M-files maakt grootschalige en tijdrovende datamigraties overbodig. U werkt namelijk vanuit één centraal platform waarop al uw belangrijke bedrijfssystemen, applicaties en (mobiele) apparaten samenkomen. Diverse informatiesilo’s doorzoeken is voortaan niet meer nodig.

Makkelijker workflows automatiseren

Tussen het binnenkomen van een document en een uiteindelijke accordering van een proces zitten traditioneel vaak veel stappen. Denk bijvoorbeeld aan een factuur. Die komt binnen, wordt (handmatig) verwerkt en moet vervolgens nog door meerdere personen goedgekeurd worden. Als u dit manueel of met een eenvoudig DMS doet, kost zo’n proces veel tijd. De doorlooptijd en kans op fouten zijn hoog.

M-Files maakt het mogelijk om dergelijke workflows te automatiseren. U houdt zich bovendien eenvoudig aan de bedrijfsrichtlijnen en wettelijke voorschriften voor datamanagement. Vista Bank slaagde er dankzij M-Files bijvoorbeeld in om de verwerkingstijd van documenten met de helft te verminderen. Ook de kosten die met het verwerken van bestanden gemoeid zijn, gingen na de introductie van M-Files snel omlaag.

Beter en vereenvoudigd versiebeheer

Versiebeheer wordt eenvoudiger dan ooit met M-Files door een aantal speciale functies:

  • Met de functies check-in en check-out houdt u makkelijk bij wie wanneer een document bewerkt.
  • Terugrol zorgt ervoor dat M-Files alle eerdere versies ‘onder’ de laatste versie opslaat. Zo ontstaat een geschiedenis van versies waarbinnen u makkelijk terugvalt op een eerdere versie.
  • In M-Files kunt u gebruikmaken van een uitgebreide wijzigingslog. Die houdt onder meer gebruikersnamen, opmerkingen en tijdstempels bij. Dankzij deze hulpmiddelen ziet u in een oogopslag wat er wanneer en door wie gewijzigd is.
  • De functionaliteit co-auteurschap maakt gelijktijdige bewerking door meerdere gebruikers mogelijk. M-Files bevat zelfs mogelijkheden om dit offline, dus zonder netwerktoegang of internetverbinding, te doen.

U kunt in M-Files werken met minor en major versies van een document. Het systeem nummert versies automatisch en maakt onderscheid tussen de verschillende versies.

Uitgebreid permissiemanagement

De documenten, data en bestanden binnen uw organisatie hebben natuurlijk niet allemaal dezelfde status. Een privacygevoelig of bedrijfskritisch document is voor minder ogen bestemd dan een commerciële tekst voor de website of een bedrijfsfolder.

M-files houdt hier rekening mee en bepaalt op basis van metadata welke permissies mensen hebben met betrekking tot een bepaald document. Mogen ze alleen een document en/of de bijbehorende metadata lezen of kunnen ze ook aanpassingen doen? Omdat de metadata onbegrensd zijn en voor elke eigenschap van een document of stap in een proces de toegangs- en bewerkingsrechten bepalen, ontstaat permissiemanagement op individueel niveau.

Razendsnel zoeken en vinden

Met M-Files Smart Search vindt u documenten en informatie razendsnel. Medewerkers zoeken niet meer naar de locatie van een contractvoorstel, projectplan of factuur. In plaats daarvan kijken ze naar kenmerken of omschrijvingen van het betreffende document. De eigenschappen van een document kunnen de betrokken partijen, status, looptijd of het dossier/project zijn. Elk type document kent zijn eigen soort kenmerken: dit is voor iedere organisatie anders en vrij instelbaar.

Hoe helpt BMconsultants?

BMconsultants helpt organisaties bij het optimaliseren van hun document- en informatiemanagement. Documenten slim beheren en vinden? Repetitieve taken automatiseren zodat uw medewerkers meer tijd hebben om klanten te helpen en complexe en waardevermeerderende werkzaamheden uit te voeren? Met onze oplossingen lukt het.

Met advies over en tools voor slim informatiemanagement, bieden wij de ondersteuning die nodig is om digitale transformatieprocessen efficiënt, toekomstgericht en gedegen uit te voeren. Wij maken u ook graag wegwijs in M-Files en helpen u om het beste uit dit DMS+ te halen.

Meer weten?

Wilt u meer weten en profiteren van de vele voordelen van M-Files? En bent u benieuwd hoe BMconsultants u hierbij kan helpen? Neem dan gerust contact op via onderstaand contactformulier of om te bellen naar +31 (0)33 460 60 50.

Meer weten?

Neem contact met ons op